Projektledning kan låta lätt, men att ta rollen som projektledare kräver kunskaper och erfarenhet.
Projektledningsförmåga går hand i hand med stor ledarskapsförmåga eftersom, utan en bra ledare, är det osannolikt att ett projekt slutförs framgångsrikt.
Ett framgångsrikt slutförande av projekt är det primära ansvaret och målet för projektledaren, som kommer att ha stor vikt på sina axlar när det gäller att fatta rätt beslut.
Även om vissa personer har naturliga ledaregenskaper måste andra ledarskapsförmåga läras in och anpassas för att säkerställa att varje individs inställning till ledarskap är skräddarsydd för att passa deras egen individuella stil och personlighet.
Så, vilka är de grundläggande egenskaperna hos god projektledningsförmåga?
- Utmärkt kommunikations- och interpersonell förmåga
- Förmågan att dela en tydlig vision och inspirera andra
- Positiv attityd och entusiasm
- Integritet
- Kompetens
- Cool, lugn läggning
- Problemlösare
- Lagbyggare
- Utmärkt delegator
- Utmärkt beslutsfattare
Att förstå företagets mål, projektdeadlines, hantera tid effektivt och vara en bra chef för anställda kan vara lätt om dessa tips följs:
1. Undvik att ”mikromanagea”
Projektledare tenderar att bli extremt observanta och kontrollerande när ett projekt tilldelas deras team. Det kan bero på irrationella deadlines, brist på tid, underskattning av kraften i sin resurs och panik över att bevisa sin position. Detta leder till konstant mikrohantering där projektledare ständigt tjatar eller övervakar anställda och deras arbete, andas ner deras axlar genom hela dagen eller veckan, tills projektet är klart och dammat.
Ibland får anställda aldrig fri och kan bli ombedda att arbeta under helgerna, vilket så småningom skulle tömma dem. En stor projektledare förstår att varje anställd är mänsklig nog att ha sin egen tid och utrymme för att ta reda på hur mycket de kan leverera och hur snabbt de kan. Anställda bör ges sin egen frihet att arbeta kring scheman och planera hur de kan leverera innan deadlines. Micromanagement demotiverar bara anställda och sätter dem i en position där de görs som oförmögna att leverera om de inte övervakas. En bra chef undviker mikrohantering som pesten och använder den när och varhelst det behövs.
2. Utvärdera prioriteringar
Många projektledare följer agil metodik där olika delar av projektet som har olika beroenden kartläggs och listas i början. Med tiden förändras prioriteringarna. Att periodvis omvärdera prioriteringar och ändra arbetsleveranser är viktigt. Prioriteringarna är aldrig desamma genom hela ett projekt och det krävs en bra chef för att hitta slingorna och hålen i det, för att leverera projekt i tid.
3. Hantera tid effektivt
Tidshantering är en bra chefs prioritet nummer ett. Att upprätthålla en balans mellan att vara produktiv under de produktiva timmarna på jobbet och att låta anställda få sin fritid är viktigt. Projektledare måste se till att medarbetarna får jobbet gjort i tid, utan att stressa dem genom att pressa dem.
Vilken bra resurs som helst skulle fungera effektivt när arbetet överlämnas till dem, utan behov av en push. Att ta reda på det goda och det dåliga ägget från laget är avgörande. Att lägga upp uppgifter och mål som de anställda ska uppfylla under varje dag är ett bra sätt att start.
4. Kommunikation är otroligt viktigt
Bra kommunikation är bra projektledning. Förmågan att effektivt kommunicera med intressenterna och teamet kan driva på att ett projekt ska levereras i tid. Att ge ut brutna löften till intressenter och uppmana anställda att slutföra sina uppgifter som utlovat skulle orsaka enorma problem för teamet såväl som för kunderna. Att vara en effektiv kommunikatör mellan teamet och klienterna är viktigt.
5. Förstå psykologi
Fantastiska projektledare förstår sina anställda. Att hålla reda på hur mycket en medarbetare kan leverera, hur snabbt de kan och vilka områden och kompetenser de är bra på är viktigt. Förmågan att driva anställda att slutföra uppgifter de älskar att utföra och är bra på. Att känna till ditt teams styrkor och svagheter och tilldela uppgifter som liknar vad de kan och inte kan göra är avgörande.
6. Utrustning av teamet
Teknik är en ständigt utvecklande ström av idag och att vara kunnig inom alla typer av mjukvara och teknik är en utmanande uppgift. Att vara uppdaterad på teknik och utsätta ditt team för att det finns en sådan är viktigt. Projektledningsutbildning för anställda att vara kunniga inom olika områden som växer fram i den nuvarande teknikdrivna världen kan ge företaget mycket projekt och vinst.
7. Stora problemlösningsfärdigheter
När det finns ett projekt tilldelat dig kommer det också att finnas problem till dig. Dessa problem kan uppstå när som helst under projektet. Problem kan variera från att vara relaterade till de anställda inom teamet, hälsoproblem eller nödsituationer som inträffar halvvägs eller vid leveranstillfället, feltolkning av krav, buggproblem och problem som är helt oväntade. Att vara en stor problemlösare genom att förstå vad som ska göras i sådana situationer är den bästa egenskapen hos en bra projektledare. En bra projektledare arbetar för att företaget och dess produkter ska lyckas och det är viktigt att veta hur man hanterar oväntade situationer på ett kvickt sätt.
8. Vara förberedd
Att vara en bra projektledare tar tid medan att vara en bra projektledare kräver erfarenhet. Att använda rätt sorts kompetens vid rätt tidpunkt och att hantera organisatoriska problem tar tid att förstå vad varje medlem i teamet är kapabel till. Att tro att ditt team kan prestera bättre i varje steg i projektet är avgörande. Förberedelser för det värsta kan förbättra problemlösningsförmågan.
9. Dela en vision
Förmågan att se den ”stora bilden” bakom ett projekt och effektivt förmedla den visionen till andra är en otroligt värdefull och viktig egenskap hos en projektledare.
Att framgångsrikt formulera visionen för ett projekt säkerställer att teamet kan uppleva det i sitt sinne och hjälper till att få dem ombord utan dröjsmål.
10. Positiv attityd
En ledare med en evigt full bägare och en positiv mental inställning är ett nöje att engagera sig i och deras entusiasm smittar automatiskt av sig på andra.
Att vara engagerad i ett projekt och visa förtroende för det påverkar teamet positivt och utgör grunden för en glad, produktiv arbetsmiljö.
11. Integritet
En del av att vara en bra teamledare är förmågan att vinna ditt teams förtroende.
Genom att visa att du är engagerad i att följa både dina värderingar och etiska rutiner i allmänhet kommer teammedlemmarna snart att inse att du är en ärlig ledare.
12. Kompetens
När en ledare inte kan visa att de är kompetenta och kapabla, kommer de inte att kunna vinna respekt och förtroende från sitt team och sina kollegor.
Ett team måste alltid känna sig säkra på att deras ledare har kontroll och vet exakt vad de gör.
13. Lugn och samlad
Oavsett hur väl ett projekt är planerat kommer det alltid att finnas hinder av något slag att övervinna på vägen. En bra projektledare kommer aldrig att få panik eller tappa huvudet när det går fel.
Istället kommer de att förbli lugna, bedöma problemet och hitta det bästa sättet att lösa det, för att få projektet tillbaka på rätt spår.
Om saker och ting blir för påfrestande vid något tillfälle, bör alla flaxande eller överdriven svettning göras privat.
14. Delegerar
Genom att ha en god förståelse för dina teammedlemmar kan du delegera uppgifter till rätt personer för bästa möjliga resultat.
Teammedlemmar kommer att svara bra på en chef som delegerar lämpliga uppgifter som är väl lämpade för deras kompetens och sedan litar på att de kommer vidare med det.
Uppmuntra personalen att kontakta dig för att diskutera eventuella frågor eller svårigheter om de behöver snarare än att undergräva dem genom att ständigt kolla upp dem och de kommer att känna sig mer uppskattade.
15. Beslutsfattare
De personliga beslut du fattar som projektledare har en direkt inverkan på framgången för ett projekt och i slutändan framgången för själva verksamheten.
För att vara stark inom detta område är det viktigt att du beväpnar dig med all information du behöver från början så att välgrundade beslut kan fattas snabbt när det är dags.
Ibland är det dock oundvikligt att misstag görs. Det är trots allt omöjligt att fatta de bästa besluten hela tiden!
Om och när fel beslut fattas, kommer en utmärkt ledare att kunna räcka upp händerna, vara ansvarig och ta ansvar.
Det finns inget värre än en ledare som visar finger när det går fel istället för att ta ansvar för sina egna beslut.
16. De bästa projektledarna sätter förväntningar och säger ”nej”
Att säga ”nej” är en överraskande underskattad färdighet. Det är dock helt avgörande för projektledare att säga det så viktiga ordet.
Att hålla teammedlemmarna på rätt spår och säkerställa att kunderna är nöjda kräver fasta gränser som kommuniceras med respekt. Det finns en konst att hantera förväntningarna hos alla inblandade, men en framgångsrik projektledare känner till sitt teams kapacitet vid varje given tidpunkt.
Du ska inte ha några problem att säga nej till intressenter som vill ha mer. Du kommer så småningom att finna det lätt att göra detta eftersom du snabbt kommer att förstå att begränsningar faktiskt hjälper projektet framåt.
Att säga ”nej” är i grunden en projektledare som sätter sitt teams välbefinnande först och lägger upp realistiska förväntningar för att undvika besvikelse och dyra förseningar.
Hur man hanterar förväntningar och säger nej
Ställ förväntningar med dina intressenter så tidigt i projektplaneringen som möjligt. Om det är möjligt, diskutera orsakerna till varför du sa nej på dina retrospektiva möten, eller prova några av dessa tips:
Förstå ditt teams gränser: Vet vad alla är kapabla till och var uppmärksam på dem för att undvika utbrändhet.
Kommunicera ansvar: Det är ganska vanligt att vissa intressenter glömmer vad de skulle göra. Ta ansvar, kommunicera ansvar och se till att alla parter har tilldelats rätt uppgifter.
Skapa en tydlig projektöversikt: Se till att du drar upp gränser med kunder och intressenter innan projektet startar så att du har något att gå till när du säger nej.
17. Projektledare är proaktiva
Passiva projektledare lyckas sällan. Teammedlemmar och intressenter behöver någon som är villig att fatta beslut utifrån projektets bästa intresse.
Att bara reagera på situationer kan göra ett projekt rörigt och leda till förseningar och flaskhalsar. Istället är framgångsrika projektledare proaktiva från början och kartlägger vad som behöver göras och när.
Planering är nyckeln. Projektledare måste använda projektplaneringsfunktioner för att se varje uppgift, viktiga kontaktpunkter och eventuella problem som kan spåra ur det övergripande projektet.
Hur man blir mer proaktiv
Att vara mer proaktiv betyder inte att man gör mer arbete. Framgångsrika projektledare arbetar helt enkelt på ett dynamiskt sätt för att upptäcka trender, problemområden och sätt att förbättra arbetsflödet.
För att vara mer proaktiv, följ några av dessa tips:
Planera i god tid: Kartlägg ett projekt innan du någonsin träffar teammedlemmar för att visualisera eventuella problem som kan uppstå.
Identifiera potentiella krispunkter: När du har kartlagt projektet och hittat eventuella problem, utveckla ett tillvägagångssätt som tar itu med dem innan de blir en allvarlig vägspärr.
Lär dig av tidigare situationer: Det här verkar vara ett vanligt tips, va? Nå det är sant. Du måste lära dig av tidigare projekt för att se till att du är proaktiv med backupplaner på plats för alla eventualiteter.
