Så Lyckas du med ditt Projekt – Steg för ett Lyckat Projekt

Projektmisslyckande kan göra att du känner dig helt frustrerad. Du förlorar pengar, slösar bort tid och förbrukar värdefulla resurser. Med så mycket som står på spel är det svårt att komma upp på fötterna igen och ge ett nytt projekt en ny chans.

Men innan du bestämmer dig för att kasta in handduken och gå tillbaka till ditt komfortskal, här är en idé för dig: Vad händer om du kan ta extra steg för att säkerställa att ditt projekt kommer att lyckas? Skulle det inte vara fantastiskt att kunna arbeta med ett projekt som du vet har en god chans att få de resultat du vill ha?

Även om det är omöjligt att förutsäga ett projekts framgång till 100 %, kan du ta vissa steg för att säkerställa att ett projekt är på väg i rätt riktning. Med smart förberedelse och planering skulle du kunna rädda dig själv från missade deadlines, brist på support och andra projektmisslyckanden som du ofta plågas av.

Här är nyckelfaktorerna för ett framgångsrikt projekt och varför du bör sträva efter att uppfylla varje steg, även innan du börjar hantera och lansera din nästa stora idé.

Många projekt börjar med en lysande idé som vi antar skulle fånga våra kunders hjärtan direkt. När den idén börjar mattas tappar vi entusiasmen, hoppet och viljan att fortsätta med projektet.

Istället för att hoppa på nästa idé som kandyka upp, validera om idén är lönsam, värdefull för dina målkunder och nödvändig för verksamheten. Testa din idé genom att göra nödvändig marknads- och branschundersökning. Se om folk reagerar positivt på din idé innan de föreslår den till cheferna.

Ett framgångsrikt projekt har fasta mål på plats som ger värde till verksamheten. Du vet exakt vad du bör sikta på och vad du behöver göra för att uppnå dessa resultat.

Med tydliga mål på plats som säkerligen tar verksamheten framåt, blir det mycket lättare för dig att skapa och presentera en strategisk projektplan som i slutändan kommer att vinna stöd från dina intressenter.

3. Tydliga mål och krav

Att ha konkreta mål på plats är mer än bara motivation och hoppfulla drömmar. De gör det möjligt för dig att visualisera, planera och dokumentera tydliga mål och krav som kommer att rensa vägen för smart och effektiv projektledning.

Vi har pratat mycket om att ha tydliga mål som en nyckelfaktor för framgång för projektledning, och betonat hur det ger tydlighet och riktning och håller projektets omfattning från att bli utom kontroll. Med det sagt, du kommer att vilja fördjupa dina kärnmål innan du blir upptagen med dina projektförslag.

4. Konkreta projektmilstolpar

Vid det här laget har du en fungerande projektplan baserad på dina kärnmål och det värde det kan ge för verksamheten. Med en säker hand och en tydlig vision kan du sätta konkreta projektmilstolpar och rimliga deadlines som är vettiga och passar väl in i din omfattning.

Med milstolpar på plats är det nu lättare att hålla deadlines och att leverera varorna i tid och inom budget. Dessa två är avgörande för projektledningsframgång, så det lönar sig att ha dessa i åtanke varje steg på vägen.

5. Flexibla åtgärdssteg som svarar på risker

Hur mycket vi än vill förhindra att våra projekt går sönder kan allt hända på vägen som kan sakta ner ditt projekt.

Vad du kan göra är att vara medveten om de möjliga projektledningsrisker du kan stöta på. En riskbedömning gör att du kan beräkna sannolikheten och allvaret av potentiella projektrisker så att du kan utforma flexibla åtgärdssteg som effektivt svarar på och åtgärdar problem som kan dyka upp.

6. Varje person i ditt team är med i det på lång sikt

Team tillfredsställelse. Utan det blir projektet en avlägsen dröm och hela projektledningsupplevelsen lämnar en dålig smak i munnen.

För att ditt projekt ska lyckas måste du se till att alla i teamet är med i det på lång sikt. För att detta ska fungera måste både du och dina teammedlemmar tro på framgången med ditt projekt och uppleva kvalitetsresultat från det arbete du gör, för att inte tala om att ha lite kul däremellan.

7. Dina intressenters största stöd

Kärnan i varje framgångsrikt projekt är ett autentiskt engagemang och stöd från dina intressenter. Men för att få dem att få fart på dem och vinna deras förtroende måste du ge dem den information de behöver för att veta exakt vad det här projektet kan göra och varför det är viktigt.

8. Tydliga projektmål och mål

För att nå framgång måste det vara tydligt vilka kriterierna för projektets framgång är. Innan du börjar, hjälp ditt team att förstå vad du vill uppnå – inte bara för ditt projekt utan också för din kunds verksamhet eller gemenskap.

Anpassa dig med relevanta intressenter på dina nyckelprestandaindikatorer (KPI:er), och om möjligt håll dem synliga. När du kommer fram till kritiska beslutspunkter, gå tillbaka till dessa mål för att bestämma de bästa handlingssätten.

9. Grundade uppskattningar och planer

Orealistiska uppskattningar och stora löften är de vanligaste sätten att projektteam ställer in sig på projektmisslyckande. Det kan vara frestande att ge små, aggressiva uppskattningar eftersom de verkar definiera teammedlemmarnas kompetens. Men om du vill öka ditt projekts chans att lyckas, kanske du och ditt team måste lära dig att lägga detta ego åt sidan eller komma runt det.

Överväg att använda bra planeringsmetoder som att planera poker, där diskussioner uppmuntras kring uppskattningar. Titta på dina bästa, sämsta och mest realistiska scenarier. Lägg till stoppning och oförutsedda händelser efter behov. Gör projektplanering efter hur saker och ting är, inte hur du vill att det ska vara.

10. Optimerat arbetsflöde och system

System och arbetsflöden är fastställda processer som ditt team ska följa när du implementerar dina projektplaner. De är effektiva sätt att ställa förväntningar och hantera kommunikation. De minimerar också förvirring, vilket kan vara enormt fördelaktigt under de mest hektiska faserna.

Ta dig tid att utvärdera ditt arbetsflöde och ditt system efter kritiska faser av ditt projekt för att upptäcka ineffektivitet. Kontakta ditt team och dina intressenter för att identifiera områden du kan automatisera och optimera projektledningsstrategier.

Med undantag för extrema situationer är det inte tillrådligt att göra större översyn mitt i ett projekt. Håll ändå ett öga på tweaks som kan ge fantastiska resultat.

11. Framsteg och resursspårning i realtid

När du väl börjar utföra projektuppgifter har du en naturlig tendens att bara fokusera på det som finns till hands. Men som projektledare är det ditt ansvar att hålla dina mål och projektmål i sikte. Utan denna sinnesnärvaro riskerar du att slösa med resurser och missa deadlines.

Nuförtiden är projektledningsprogramvara utrustad med funktioner för uppgiftsspårning och rapportering i realtid, produktivitetsövervakning, budgethantering och kostnadsspårning med mera. Att maximera dessa funktioner kan göra det möjligt för dig och ditt team att upptäcka flaskhalsar, förutse problem och förseningar och hålla kontakten med dina stora mål när ni gör stegvisa projektframsteg.

12 Hantering av omfattning, förändring och prioritering

Med den ökande informationsöverbelastningen kan det vara frestande för team och intressenter att implementera varje ny idé och upprepa efter varje spännande insikt. Även om projektledningsmetoder finns för att välkomna nya rön och iterationer, bör dessa iterationer fortfarande komma med grundlig urskillning och utvärdering.

Att hitta balansen mellan öppenhet för nya idéer och fasthet mot räckviddskrypning är avgörande för projektledare. Även om förändring kan vara bra, måste nya förändringar i omfattning utvärderas mot projektets mål och tillgången på resurser. Håll prioriteringar klara för att hjälpa ditt team att hantera sina ansträngningar – så att de inte går till spillo.

13. Hälsosam och positiv lagkultur

Om du någonsin har undrat hur självstyrande team existerar, då har du redan snubblat över vikten av en sund lagkultur.

Ett teams kultur definierar vad de anser vara normalt och ovanligt. Detta påverkar deras beslut och handlingar, oavsett om de övervakas av ledningen. Säkerhet, bemyndigande och ansvarstagande skapar en grogrund för samarbete, konstruktiv feedback, problemlösning, initiativförmåga och mod.

Att framgångsrikt upprätthålla detta kan hjälpa ditt team att prestera optimalt, även när de lämnas åt sina egna enheter.

14. Flitig forskning och datainsamling

En av de viktigaste framgångsfaktorerna för projektet är upptäcktsfasen, då projektledare arbetar nära kunderna för att få mer insikt i deras problem, bransch, tidigare initiativ, förmågor med mera. Detta kommer att utrusta dig med information för att formulera bättre strategier och förutse möjliga hinder.

När projekt startar är det frestande att börja jobba direkt. Det är spännande medan du är full av idéer. Dessutom kan ett snabbt och enkelt schema imponera på intressenter.

Det är dock viktigt att komma ihåg att fördelarna med att avstå från detta kritiska skede bara är tillfälliga och snabbt kommer att översköljas av deras nackdelar. Om du vill öka dina chanser att lyckas, hoppa inte över upptäcktsfasen!

15. Dokumentation och kunskapshantering

En annan kritisk framgångsfaktor i projektledning är ständiga förbättringar. För att åtgärder och beslut ska kunna ses över måste de först dokumenteras ordentligt. Dokumentation kan kännas som en extra administrativ uppgift för projektledare. Men rätt gjort har det många fördelar.

Korrekt dokumentation och kunskapshantering kan hjälpa dig att spåra ditt teams tankeprocess. Du kan använda detta för att kommunicera bättre med intressenter, ta med nya teammedlemmar och genomföra objektutvärderingar i slutet av ditt projekt. Att utnyttja dina tidigare resultat i framtida projekt är också möjligt när dessa är korrekt registrerade.

Slutligen kan dokumentera din projektframgång öka ditt teams trovärdighet och hjälpa dig att skaffa fler kunder framåt.