Kom du ihåg de gånger då ett affärsmöte innebar att ditt team och din chef satt runt bordet i ett konferensrum med en whiteboard och diskuterade senaste och framtida planer?
Men idag är det mer sannolikt att termen ”möte” förknippas med skärmdelning och barns röster i bakgrunden. Ja, distansarbete och digitala möten har blivit en modern standard. Som vanligt kommer alla förändringar med sina utmaningar, och företagskonferenser är inget undantag. Låt oss i dag undersöka några saker som ett team bör veta för att arrangera onlinemöten effektivt.
Betydelsen av digitala möten
Bara en blick på definitionen av ett virtuellt möte är tillräckligt för att förstå vad dess primära syfte är.
Ett digitalt möte är när människor ansluter till varandra från olika platser online snarare än ansikte mot ansikte. Sådana distansmöten tenderar att vara lätta att planera och organisera och kräver inte lika mycket tid och ansträngning som andra typer av webbaserade evenemang, som webbseminarier eller mästarklasser.
De genomförs vanligtvis via virtuella mötesplattformar, som Slack, Skype, Zoom, Whoosh, Cisco Webex och andra virtuella mötesverktyg som du förmodligen har hört talas om.
Vad är virtuella möten till för?
Den globala pandemin förändrade på många sätt hur vi kommunicerar i grunden.
Många organisationer var tvungna att överföra sina team till distansarbete, vilket höll alla involverade i arbetsprocessen utan att lämna bekvämligheten i sina hem.
Andra anledningar till att göra en virtuell miljö till en del av din dagliga arbetsrutin är:
- Att växa affärsteam genom att bjuda in anställda från olika delar av världen
- Att hålla kontakten med avlägsna släktingar och vänner
- För att spara på kontorshyran och andra utgifter
- Att minska resekostnaderna
Så den primära betydelsen av virtuella möten är att hålla teammedlemmarna anslutna, prata och se varandra på skärmen med hjälp av en speciell virtuell mötesplattform.
Nu, efter pandemin, har saker till viss del gått tillbaka, men det är långt ifrån hur det var förr. Vi har helt enkelt ställt om oss och digitala möten är här för att stanna. Allt fler har upptäckt fördelarna som de ger.
Typer av digitala möten
Med hela den globala populariteten av distansarbete och liv, har virtuella evenemang utvecklats till den grad att de kan ställas in med hjälp av många enheter, programvara och tjänster. De kan delas in i tre grupper, beroende på vilka kommunikationsmedel som används:
Telekonferenser (endast röst)
Den första är den mest klassiska – telekonferenser.
Den tjänar till att ansluta två eller flera geografiskt avlägsna deltagare med endast ljudanläggningar. Telefonkonferenser passar bäst för små gruppsammankomster, där alla aktivt deltar i diskussionen.
Fördelar:
- Lätt att organisera, snabb att ansluta
- Behöver inte lämna hemmet
- Kostnadseffektiv
- Inget behov av internetuppkoppling
Nackdelar:
- Ingen möjlighet att se andra teammedlemmar, deras reaktioner och gester
- Tillåt inte att ringa gratis konferenssamtal
- Kräver en fulladdad telefon och ett abonnemang med rimlig kostnad för samtal
- Internationella samtal kan kosta en förmögenhet
- Som du kan se representerar telefonkonferenser ett mer fördelaktigt alternativ till ett vanligt ljudsamtal mellan två parter men har många problem som kan påverka konversationens kvalitet och kostnad.
Videokonferenser
Vad gäller videokonferenser är dess främsta syfte är att arrangera videomöten i realtid genom kameran. Denna teknik är mycket bekväm för företag som har anställda som arbetar från olika städer eller länder. De mest populära evenemangen med videokonferenser är intervjuer med jobbkandidater, förhandlingar och vanliga affärsmöten – dagliga genomgångar, teamträffar, framstegskontroller, brainstorming och annat.
Fördelar:
- Spara tid och kostnader på affärsresor
- Anslut samtalspartner visuellt
- Mycket mer personlig kommunikation på grund av möjligheten att se varandra
Nackdelar:
- Samtalsstabilitet och kvalitet beror på dataanslutningens tillförlitlighet och hastighet
- Kräv en bra kamera för bättre videoupplevelse
- Det råder ingen tvekan om att den här typen av konferens är ett effektivare sätt att kommunicera eftersom det vidgar kommunikationsgränserna. Men ändå kräver det en stabil anslutning och kvalitetsvideoanläggningar.
Webbkonferenser
Att köra virtuella möten är det populäraste sättet att kommunicera på distans.
Webbkonferenser kan användas vid alla typer av distansmöten, allt från vardagliga sammankomster av en grupp vänner eller kollegor till stora webbseminarier med tusentals tittare.
Den kombinerar video- och ljudkommunikation med ett gäng avancerade onlinemötesverktyg, som förvandlar en avslappnad konversation till en helt uppslukande och interaktiv process.
Fördelar:
- Ett brett utbud av virtuella mötesplattformar på marknaden
- Full uppsättning verktyg som behövs för effektivt distansarbete och kommunikation
- Möjlighet att använda programvaran gratis
- Möjlighet att ringa internationella obegränsade samtal
Nackdelar:
- Kräv stabil internetanslutning
- Ett begränsat antal deltagare
- Du är fri att välja den mest lämpliga typen av webbaserat möte för dina personliga behov genom att prova vart och ett av ovanstående. Men vi rekommenderar att du provar dig själv i onlinemöten, på grund av deras höga bekvämlighet och ett stort utbud av chattverktyg.
När ska man välja virtuella möten framför möten ansikte mot ansikte?
Nu, när du vet vad en virtuell konferens är, dess typer och fördelar, låt oss ta reda på vad som är den bästa tiden att hålla möten med dina partners, kollegor eller vänner med hjälp av fjärranslutningstjänster.
När ditt team är internationellt
Det blir allt mer vanligt att ha anställda som arbetar över hela världen. Det bästa sättet att hålla affärsmöten i ett internationellt företag är att använda programvara för konferenssamtal. Det kommer att hjälpa till att synkronisera arbetstiden enligt flera tidszoner och koppla ihop alla för snabb problemlösning och idégenerering.
När du har att göra med potentiella kunder
I de flesta fall kan det ta lång tid för förhandlingar med kunder eller partners att nå fram till ett framgångsrikt resultat. Så företag föredrar att spara dyrbar tid och hålla preliminära möten på webben. De kan innefatta att svara på några grundläggande frågor eller dela allmän information och dokument.
För att spara pengar på transportlogistik
Det kan hända att ditt team är någonstans utomlands på en affärsresa, eller att en kund från ett annat land vill ställa några frågor om en produkt eller tjänst. Håller du med om att det inte är meningsfullt att boka biljetter för att lösa alla problem? Det är precis vad virtuella möten är gjorda för!
När du inte har något annat alternativ
Ibland finns det inget annat sätt att kommunicera än genom ett onlinesamtal. Tack och lov är det nu så enkelt som aldrig. De är ett riktigt räddningsbälte för alla typer av företag under krisen orsakad av COVID-19 och de restriktioner som ålagts kommunikation i verkligheten.
Hur genomför man ett virtuellt möte framgångsrikt?
Föreställ dig att du ringer upp ett samtal, startar en chatt och på några minuter förstår att något är fel. Du avslutar sessionen och börjar undra vad som exakt orsakade den ineffektiva kommunikationen.
Svaret är enkelt – du måste arbeta med virtuell mötesetikett.
Det liknar nästan offline mötesetikett, men har några egenheter att tänka på för ett mer effektivt virtuellt möte:
- Förbered dig i förväg: titta igenom mötesagendan i förväg.
- Schemalägg möten vid den mest lämpliga tidpunkten för varje deltagare och glöm inte att skicka en mötesinbjudan
- Det är viktigt att förstå hur man öppnar ett virtuellt möte, så i början av evenemanget presentera dig själv och andra människor.
- Gå till en lugn plats där ingen kan avbryta ditt samtal.
- Stäng av ljudet på din telefon och stäng av aviseringarna.
- Låt dig inte distraheras av andra uppgifter under affärsvideokonferenser.
- Avbryt inte andra fester.
- Sätt dig själv på tyst medan du är tyst.
- Att hålla alla delaktiga
Det kan vara svårt att kontrollera alla i ditt team som arbetar och hålla fokus på en uppgift. Låt oss undersöka några tips om hur man håller alla koncentrerade.
Prova småprat
Det är lätt att bli uttråkad av att diskutera affärsfrågor under långa timmar. Så en informell pratstund före ett möte och på raster är alltid en bra idé. Detta hjälper alla att slappna av och känna sig mer bekväma under stressiga förhandlingar. Detta ger också möjlighet att lära känna varandra bättre, utveckla relationer och få varje medlem att känna sin betydelse.
Dela roller och ansvar
När folk vet varför de är inbjudna till en konferens är det mindre troligt att de hoppar över den. Fördela uppgifter mellan alla deltagare: på så sätt kommer de förberedda och koncentrerar sig på sina uppgifter. Om du gör det kommer samtalspartnerna att känna att de spelar aktiva roller och kommer att delta mer aktivt i samtalet.
Hur man avslutar ett digitalt möte
Ägna några minuter i slutet av en konferens till någon form av slutsats. Gör en kort sammanfattning av det som diskuterades, upprepa huvudpunkterna för att bekräfta att alla har en tydlig vision om det framtida arbetet. Detta kommer att förhindra onödiga frågor och spara tid.
Skillnader mellan digitala möten och virtuella evenemang
En virtuell händelse tenderar att ha flera sessioner. Dessa gör det möjligt för deltagare att anpassa sina evenemangsupplevelser så att de passar deras intressen bäst. Men för virtuella möten finns det bara en session för alla mötesdeltagare.
Även om det kan finnas en ledare eller moderator på ett virtuellt möte, är alla deltagare vanligtvis involverade i konversationen på ett eller annat sätt. Men vid ett virtuellt evenemang finns det vanligtvis sessioner eller huvudtalare som talar till gruppen i en ensidig konversation.
Virtuella evenemang, som deras personliga motsvarigheter, kräver mycket planering och organisation. Det finns huvudtalare att boka, sessioner att planera och deltagarregistreringar att samla in. Virtuella möten tenderar att vara enklare och kan organiseras mycket snabbare.
Att välja rätt virtuell mötesplattform
Välj rätt virtuella mötesverktyg
Det finns många olika alternativ på marknaden för att vara värd för dina virtuella möten. Valet av rätt plattform är nyckeln till framgång. Här är några frågor att ställa när du granskar virtuella mötesverktyg:
Kan den spela in dina möten? Detta är ett användbart verktyg om några inbjudna deltagare inte kunde gå med i mötet i realtid eller om deltagare vill kunna granska inspelningen i efterhand.
Har den chattfunktioner? Många onlinemötesverktyg låter deltagarna skriva kommentarer och frågor i realtid. Det här är ett användbart verktyg för större möten när du inte vill att flera personer ska avbryta med frågor.
Synkroniseras mötesinbjudningar med din kalender? Leta efter ett onlinemötesverktyg som synkroniserar mötesinbjudningar med din kalender. Detta är en enorm tidsbesparing och garanterar att deltagarna inte missar eller glömmer ditt möte.
Kan du anpassa mötesrummen? Vissa mötesverktyg online låter dig anpassa dina ”mötesrum” för att överensstämma med företagets varumärke och ton. Detta kan vara användbart om du möter en potentiell kund och vill ge dem en känsla av din varumärkesimage.
Finns det engagemangsfunktioner? Mötesverktyg online kan innehålla alternativ för frågesporter, spel och appar som ska inkluderas i dina möten. Dessa ytterligare funktioner är en stor tillgång när det gäller att hålla dina deltagare engagerade under mötet.
Kan du redigera dokument i realtid? Det kan vara extremt användbart att hitta ett mötesverktyg som låter dig redigera dokument med ditt team och samarbeta i realtid.
